Internet come sistema per la comunicazione e la distribuzione di informazioni è ormai un dato acquisito. La rete viene usata, anzi, essenzialmente proprio per questo scopo e anche grandi e piccole realtà commerciali guardano ad essa come ad un modo per migliorare la propria incisività nella comunicazione nei confronti dei propri clienti.
In questo quadro si colloca, ormai non più come prospettiva futura ma come esigenze concrete dell’oggi, la necessità di flessibilità , qualità nel servizio e soprattutto dinamicità dei contenuti. Sono anche sempre di più i siti che hanno bisogno di catalogare i loro contenuti e in un tempo curare la loro pubblicazione sul web senza dipendere in continuazione degli specialisti HTML.
A questa esigenza vengono incontro i cosiddetti sistemi di content management, noti anche come CMS.
Ma che cosa è un CMS o, meglio, in che cosa consiste un CMS e come può aiutare le aziende che hanno bisogno di comparire sul Web?
Una risposta a queste domande giunge da Espero, una società da sempre molto vicina ad Apple, e che fondandosi proprio sulla larga esperienza acquisita nel rapporto con Cupertino, uno dei pionieri della rete, ha sviluppato un proprio sistema proprietario di CMS
“Il Content Management System – spiega l’amministratore delegato di Espero, Luigi Danieli – é un sistema basato su tecnologie web e DBMS (database management system) che consente di catalogare contenuti che necessitano di continui aggiornamenti e pubblicarli su web costringere ad una riscrittura del codice HTML. I contenuti possono essere costituiti da testi, immagini, suoni, animazioni e filmati; sono catalogati e archiviati in modo da poter essere utilizzati e collegati fra loro in modi diversi e non predeterminati.
Documenti, notizie, le immagini, suoni e filmati vengono inseriti in appositi archivi attraverso opportune maschere di editing, offrendo la scelta fra differenti layout di pubblicazione predefiniti”
Gli utilizzi possibili di un CMS sono veramente molti e non sempre solo in quei compiti che richiedono operazioni complesse; un CMS può rivelarsi utile anche nella realizzazione di siti relativamente semplici anche se evidentemente questo sistema diviene indispensabile in alcune situazioni specifiche come ad esempio pubblicazioni di carattere editoriale: magazine, periodici on line, giornali, gli uffici stampa online e chi svolge attività di PR, la comunicazione aziendale interna e gestione documentale, la comunicazione esterna con i propri partner distributori, agenti, fornitori e i portali generalisti e i portali verticali o di settore.
Per dare una risposta a queste esigenze quale soluzione ha messo a punto Espero?
“Noi – ci ha detto ancora Danieli – abbiamo sviluppato una soluzione proprietaria, disponibile per server Windows 2000/NT e Unix con Webobjects, raccogliendo gli stimoli migliori dai nostri clienti in anni di progettazione di soluzioni dinamiche. Il nostro CMS offre una serie di funzionalità standard (pubblicazione documenti, news, newsletter, bacheche, forum, gestione utenti e gruppi, ecc) ma al contempo e’ completamente customizzabile sulle esigenze del cliente, sia esso un editore online, sia esso un azienda che intende realizzare una intranet o una extranet.
La semplice “fornitura” del software, ovviamente, non è sufficiente a rendere autonomo il cliente nella pubblicazione. Bisogna infatti sempre (e per alcuni versi) fortunamente avere sempre a che fare con le persone e le organizzazioni che devono imparare a utilizzare i nuovi strumenti e “metabolizzare” le innovazioni organizzative indotte dalla loro adozione.
Espero, che da sempre si occupa anche di formazione (tra l’altro cura i corsi ufficiali per i sistemi operativi e il sofware Apple) ha in questa esigenza il suo “plus” offrendo a corredo servizi di analisi organizzativa, formazione e supporto redazionale e tecnico.
“Ogni soluzione basata su CMS – precisa ancora Danieli – prevede la creazione di una struttura anche minima (in alcuni casi anche una sola persona part-time) di “redazione virtuale” per la gestione dei contenuti. Questo gruppo o questo operatore che viene messo in grado, mediante opportune pagine web riservate e accessibili con password, di catalogare le informazioni e documenti in relazione alle diverse aree, in modo semplice e “guidato” durante la fase di caricamento dei dati”
L’inserimento e la modifica dei contenuti è quindi gestibile in totale autonomia dal personale della redazione. Un apposito sistema di validazione su due o più livelli (caporedattore, redattori, ecc) permette di attribuire a singoli profili determinati diritti di pubblicazione secondo le politiche che verranno prescelte.
I casi “di successo” di questa struttura e di questa filosofia sono numerosi. Espero ha realizzato diversi siti strutturati intorno al proprio CMS.
“Ad esempio Medinformer – ci dice Danieli -, un portale informativo riservato ai medici specialisti che si articola in ben 31 magazine per le singole specialità .
Qualsiasi elemento delle pagine è gestito dinamicamente ed è sotto il controllo della redazione virtuale. I redattori sono in gran parte esterni, accedono al sistema via web mediante password e inseriscono articoli, news, schede di valutazione, ecc.
Il caporedattore è l’unico che può validare e autorizzare la pubblicazione al pubblico dei medici.
Anche tutti gli spazi pubblicitari sono gestiti in autonomia dalla redazione”
Un altro sito di particolare interesse e complessità , che Espero ha aiutato con il suo CMS é quello di Ifoa.
“Si tratta – dice ancora Danieli – di un ente di formazione legato alle CCIAA, con dieci sedi in tutta Italia che organizza centinaia di corsi finanziati o a pagamento in diverse aree tematiche”.
Lo scopo era quello di integrare senza soluzione di continuità il sistema informativo gestionale interno in una intranet/extranet che consentisse virtualmente ad ogni dipendente di Ifoa nelle svariate sedi, debitamente autorizzato, di aggiornare contemporaneamente i dati sul sito Internet sia di quello pubblico che del sito interno gestendo i bandi formativi, la promozione dei corsi, la gestione di tutti i contatti (aziende, privati, studenti, stagisti, consulenti, docenti ecc.), gestione dei feedback dei corsi e tutta una serie di altre problematiche. Il nostro gruppo d lavoro ha lavorato per oltre 12 mesi in tutte le fasi di analisi, sviluppo e test. Sviluppando l’intero progetto”
Questi sono solo alcuni “casi”
Ma quali sono le prospettive a breve di questo settore, soprattutto alla luce delle difficoltà del mercato della “pausa di riflessione” degli investimenti su Internet?
“In realtà – ci ha detto ancora Danieli – nonostante effettivamente il mercato sia un momento di riflessione, le tecnologie Internet in realtà ogni giorno di più vengono metabolizzate dalle aziende italiane. Lo spazio di mercato è veramente molto ampio soprattutto se pensiamo, come ha fatto IFOA, ad una vera integrazione dei processi aziendali interni ed esterni basati su modelli Intranet/Extranet: la nuova ondata di applicazioni CRM (Customer Relationship Management), PRM (Partnership Relationship Management) e ERP sono basate su una totale apertura e osmosi fra sistema informative interni e partner e clienti esterni.
Noi stiamo attivamente lavorando a una nuovissima soluzione PRM per la gestione e l’incentivazione del canale di vendita, che lanceremo nel primo trimestre del 2003″
