La tentazione di consultare Whatsapp in ufficio può essere forte se si riceve un messaggio, ci sono dei casi però in cui questo può portare a gravi conseguenze.
Stare separati dal nostro smartphone anche solo per qualche minuto è ormai diventato quasi impossibile per tutti, compreso chi non avrebbe la necessità di usarlo costantemente perché deve essere reperibile per motivi professionali. Questo può portare addirittura ad avvertire un suono anche questo non avviene, oltre ad avere la tentazione quasi spasmodica di inviare e ricevere messaggi ai nostri contatti più attivi.
Non è possibile però agire sempre in questo modo, specialmente se ci si trova nel proprio posto di lavoro e si può essere controllati per la propria condotta. Questo vale anche quando decidiamo di utilizzare Whatsapp in ufficio, avere un ruolo che ci porta a essere impegnati in una scrivania non ci autorizza ad avere il dispositivo tra le mani ogni volta che vogliamo, c’è infatti il rischio concreto di andare incontro a conseguenze poco piacevoli.
Usare Whatsapp in ufficio non sempre si può: la regola che devi conoscere
Non si deve credere, anche se molti lo fanno, che sia sempre possibile usare Whatsapp in ufficio. L’idea di lavorare per ore alla scrivania fa infatti pensare che si possa essere liberi di sfruttare il cellulare quando e come si vuole, ma è una concezione sbagliata, che può avere effetti da non sottovalutare.
L’uso dell’app può essere estremamente comodo, ma è necessario che sia regolamentato da un’apposita policy aziendale così da evitare equivoci. Quando vengono stabiliti dei limiti si devono quindi tenere presenti gli orari, ma anche la gestione delle notifiche, l’introduzione di gruppi solo se indispensabili, oltre a definire, se possibile, la sua funzione nel contratto stipulato con l’azienda.
Esistono però dei casi ben precisi in cui Whatsapp in ufficio è vietato, anche se non tutti i lavoratori ne sono a conoscenza. Ci sono contesti come enti pubblici, organizzazioni governative, aziende con dati particolarmente sensibili in cui l’app è bandita per motivi di sicurezza, cosa che è ad esempio già avvenuta negli Stati Uniti. Non si può inoltre obbligare il dipendente a a usare il proprio numero privato o inserirlo in gruppi, farlo senza consenso è considerata una violazione del GDPR e può portare a sanzioni pecuniarie, effetto che si è già verificato tramite l’azione di alcune autorità europee.
Si deve inoltre tenere presente un altro caso specifico regolamentato dalla giurisprudenza italiana: le chat tra colleghi rientrano tra la corrispondenza privata, non possono quindi essere adottate contestazioni disciplinari sulla base di queste da parte del datore di lavoro. In alcuni casi è però possibile sfruttare le chat come prova scritta per notifiche di malattia o, secondo alcune sentenze, anche per comunicazioni di licenziamento. A livello generale si dovrebbero preferire canali di comunicazione certificati, come la PEC, per le comunicazioni aziendali ufficiali.
Si dovrebbero quindi prendere in considerazione delle alternative similari, così da evitare che possano essere confuse con contatti privati, nonostante Whatsapp sia l’app di messaggistica più diffusa. Tra queste, possiamo indicare, come detto, email aziendale e PEC, che dovrebbero avere tutti, liberi professionisti compresi, e piattaforme enterprise, come Teams o Slack, che permettono di avere a disposizione un mezzo che garantisce auditing, controllo amministrativo, gestione centralizzata e conformità alle normative specifiche del settore. Si dovrebbe quindi valutare per la decisione finale la modalità di archiviazione, la praticità e l’utilizzo dei dati sensibili.
