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Gestisci il tuo tempo con GTD e iPad per l’ufficio: la recensione di due iBook per la produttività  con iPad

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iPad può sostituire in tutto e per tutto gli strumenti con cui organizzate la vostra giornata di lavoro, i vostri progetti, la gestione dei documenti e l’interscambio di dati in ambiente lavorativo? Emanuele Castagno, “early adopter” della tecnologia Apple e di iPhone e iPad lo sperimenta nel lavoro di tutti i giorni e mette a disposizione la sua esperienza in due volumi che si integrano per realizzare da una parte una guida alla scelta delle applicazioni ottimali per l’uso Office e dall’altra ai migliori strumenti per gestire documenti e tempo. 

Gestisci il tuo tempo con GTD e iPad è il primo di questi due volumi e parte dallo spunto della metodologia “Getting Things Done” di Paul Allen per definire i vari momenti di gestione del tempo: dalla raccolta dati all’Analisi, dall’Organizzazione allìEsecuzione.

La Raccolta analizza gli strumenti software e hardware in grado di gestire i documenti e dati in ingresso come l’acquisizione di biglietti da visita, appunti scritti o con penna, appunti vocali e la loro gestione con applicazioni come Evernote. L’Analisi offre le indicazioni base per la scelta del materiale da utilizzare. L’organizzazione prende in esame gli strumenti software GTD sia sui computer fissi (Mac e PC) che su iPad in modo da poter incrociare e sincronizzare i dati. Vengono presi in esame software a pagamento o gratuiti e si analizza in dettaglio la gestione progetti e l’uso (sempre più diffuso) delle Mappe Mentali e dei relativi software come iToughts HD. 

Infine la fase di esecuzione secondo i modelli di Allen viene rapportata al software di base di Apple, alle app accessorie e soprattutto ai software compatibii con la suite Microsoft Office in ambito iPad. (Documents To Go Premium, QuickOffice Pro HD, Office2 HD, la suite iWork di Apple e Smart Office 2: di tutti questi vengono esaminati pregi e difetti in un tutti gli ambiti: foglio elettronico, presentazioni e word processor fornendo al lettore un buon strumento per scegliere quello più adatto alle proprie esigenze.

Il primo libro è già un valido strumento per chi vuole lavorare con iPad ma se si vogliono approfondire tutti gli aspetti del lavoro in ambito Office si può passare alla sua naturale prosecuzione “L’iPad per l’ufficio” dove l’autore rende conto della sua esperenzia diretta di utente Office sul computer che può comodamente interagire con documenti in locale o su iCloud attraverso iPad. Si prendono in esame  quindi sia le applicazioni native che i servizi cloud di Microsoft Office e complementari come CloudOn e OnLive Desktop.

La disamina delle soluzioni è molto approfondita e qui come nel precedente iBook si sfruttano a fondo le capacità multimediali dello strumento con gallerie, schermate interattive, filmati e gallerie. Non mancano dei confronti ed un utilissimo elenco delle caratteristiche (comoda l’analisi delle funzioni disponibili) sui vari pacchetti di app sul dispositivo e online che vi permetterà di verificare se i vostri spreadsheet sono gestibili senza problemi di interscambio e operatività con le versioni PC o Mac di Office.

Anche se una limitata parte dei contenuti del primo libro è replicata nel secondo l’acquisto di quest’ultimo è veramente consigliato per approndire ad ogni livello l’interazione con Office.

Conclusioni: si tratta di due volumi veramente pratici e pensati da chi ha una esperienza diretta di lavoro per chi lavora. Pochi voli pindarici e molta efficienza: si tratta di testi che fanno tesoro dei propri insegnamenti. Si potrà dire che le applicazioni segnalate nel primo testo potevano essere più ampie come numero ma l’autore preferisce dare consigli sul software che conosce direttamente e che ha selezionato per lavorare al meglio rendendovi partecipi dei risultati che si possono ottenere sul campo.

Li consigliamo a tutti coloro che hanno fatto di iPad lo strumento “totale” per lavorare e interagire nel mondo della produttività con le altre piattaforme per la gestione di documenti in locale o sulla nuvola.

Gestisci il tuo tempo con GTD e iPad e L’iPad per l’ufficio sono entrambi disponibili su iBook Store a 4.99 e 4.49 Euro rispettivamente.

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