Quanto è difficile per una pubblica amministrazione liberarsi davvero da Microsoft? La Danimarca offre una risposta interessante: un progetto pilota con Collabora, alternativa open source alla suite Office, è stato interrotto dopo pochi mesi tra problemi di compatibilità e senza arrivare alla valutazione finale prevista.
Liberarsi dalla dipendenza dal software americano è diventato un obiettivo dichiarato per diversi governi europei. Passare dalle intenzioni alla gestione quotidiana di documenti, modelli, revisioni e sistemi amministrativi costruiti negli anni intorno agli strumenti Microsoft è però molto più complicato.
Il progetto era un test con 38 dipendenti
La sperimentazione era stata avviata nel giugno 2025 dall’allora Ministero della Digitalizzazione danese e coinvolgeva 38 dipendenti. Come avevamo raccontato all’avvio del progetto, l’obiettivo rientrava nella più ampia strategia della Danimarca per ridurre la dipendenza dalle tecnologie delle grandi aziende statunitensi.
Il progetto aveva però dimensioni più limitate rispetto alle prime ricostruzioni che parlavano di un progressivo abbandono generale di Microsoft Office. I dipendenti coinvolti dovevano utilizzare Collabora come strumento di modifica dei documenti all’interno di F2, il sistema di gestione delle pratiche già usato dal ministero.
L’iniziativa era stata sostenuta dall’allora ministra Caroline Stage come primo passo concreto verso una maggiore sovranità digitale. È una direzione seguita anche da altri governi europei: la Francia ha avviato il passaggio di alcune postazioni governative da Windows a Linux, mentre nei Paesi Bassi è in sviluppo un ambiente di lavoro pubblico basato su tecnologie open source.
Cosa doveva dimostrare Collabora
Il compito affidato al pilot era molto concreto. Secondo la presentazione ufficiale del Ministero della Digitalizzazione, Collabora doveva dimostrare di poter gestire i modelli utilizzati dall’amministrazione, le formattazioni complesse, le tabelle, le revisioni e soprattutto la conversione da e verso i documenti Microsoft Word senza modificarne l’impaginazione.
È proprio qui che sono emerse le difficoltà. La stampa danese ha riferito problemi nella gestione degli stili e della formattazione dei paragrafi, interruzioni di riga indesiderate, documenti che in alcuni casi apparivano vuoti e difficoltà con la funzione per tenere traccia delle modifiche.
Sono inconvenienti che possono sembrare secondari per chi utilizza un elaboratore di testi per documenti semplici, ma diventano molto più importanti in un’amministrazione pubblica. Un modello che cambia aspetto, una revisione che non viene visualizzata correttamente o un documento proveniente da un altro ministero che si apre in maniera diversa possono rallentare un’intera procedura.
Collabora deriva dal codice di LibreOffice, ma è sviluppato come soluzione distinta orientata anche all’impiego professionale e all’integrazione con piattaforme collaborative. Nel caso danese era stato integrato direttamente in F2 dalla società cBrain.
Il problema non era soltanto aprire i file Word
L’architettura di F2 rende particolarmente interessante l’esperimento. cBrain spiega che il sistema separa i dati dagli strumenti utilizzati per modificare i documenti: teoricamente può quindi consentire a utenti diversi di lavorare sugli stessi contenuti utilizzando editor differenti.
Questo significa che il test non serviva semplicemente a stabilire se Collabora fosse in grado di aprire un file .docx. Doveva verificare se un’amministrazione che da anni utilizza modelli e procedure costruiti intorno a Microsoft Office potesse cambiare editor senza alterare il proprio flusso di lavoro.
La differenza è sostanziale. In un ufficio pubblico la compatibilità deve comprendere font, modelli, stili, revisioni, tabelle, stampa e scambio di documenti con altre amministrazioni. Anche un piccolo errore ripetuto centinaia di volte può trasformarsi in ore di lavoro aggiuntivo.
Il test finisce senza una vera valutazione
Secondo la ricostruzione della testata danese Computerworld, ripresa dalla stampa internazionale, il progetto era già terminato quando nel febbraio 2026 furono indette le elezioni anticipate. Il nuovo assetto governativo ha successivamente portato anche alla riorganizzazione del ministero.
Il punto importante è che non risulta sia stata effettuata la valutazione finale prevista. Il professor Mikkel Flyberbom della Copenhagen Business School ha criticato proprio questo aspetto: sperimentare alternative è utile, ma senza raccogliere e condividere in modo sistematico i risultati diventa difficile trasformare l’esperienza in indicazioni utili per le altre amministrazioni.
Per questo sarebbe eccessivo concludere semplicemente che Collabora abbia fatto fallire il progetto. Sono documentati problemi tecnici e di compatibilità, ma manca un rapporto finale che permetta di stabilire quanto abbiano pesato rispetto al cambio di governo e all’interruzione organizzativa dell’esperimento.
Si potevano provare altre suite?
Resta anche il dubbio sulla scelta di sperimentare una sola soluzione. Oltre a Collabora esistono altre suite open source o alternative a Microsoft Office, tra cui OnlyOffice, Apache OpenOffice e Calligra.
Questo non significa però che sarebbero state automaticamente adatte al progetto. Il requisito fondamentale era l’integrazione con F2 e con le procedure documentali del ministero, una compatibilità che avrebbe dovuto essere verificata concretamente per ciascun prodotto.
La Danimarca non ha abbandonato l’open source
L’interruzione del test con Collabora non significa infatti che la Danimarca abbia rinunciato a cercare alternative al software proprietario. Parallelamente è in corso SIA Open, progetto della struttura governativa Statens IT per realizzare una postazione di lavoro destinata alla pubblica amministrazione basata su software open source.
La sperimentazione è iniziata nel dicembre 2025 presso la Danish Road Safety Authority. A ottobre 2026 coinvolge ancora meno di dieci dipendenti, ma secondo l’Open Source Observatory della Commissione europea altri 30-50 utenti dovrebbero essere aggiunti al test e diverse amministrazioni hanno già manifestato interesse.
Il passaggio più importante è previsto per febbraio 2027: con la terza versione di SIA Open, tutte le 166 organizzazioni pubbliche servite da Statens IT dovrebbero poter richiedere una postazione basata sul nuovo ambiente.
Il progetto Collabora racconta quindi l’interruzione di uno specifico esperimento, non la fine della strategia danese per ridurre la dipendenza da Microsoft.
La vera difficoltà è cambiare un ecosistema già esistente
La vicenda mette invece in evidenza quanto sia complicato sostituire un software diventato nel tempo parte integrante dei processi di lavoro. Non basta trovare un programma capace di scrivere testi e aprire fogli elettronici: bisogna garantire che migliaia di documenti esistenti continuino ad avere lo stesso aspetto, che le revisioni rimangano leggibili e che lo scambio dei file con uffici e amministrazioni che utilizzano ancora Microsoft Office non introduca errori.
Servono inoltre formazione, assistenza, procedure di conversione e soprattutto tempo per capire quali incompatibilità siano realmente bloccanti e quali possano essere risolte modificando i flussi di lavoro.
Per questo l’elemento più debole dell’esperimento danese potrebbe essere proprio la mancanza della sua valutazione finale. Anche un test che non porta alla migrazione può fornire indicazioni preziose: quali documenti creano problemi, quali funzioni risultano indispensabili, quanto tempo richiede l’adattamento e quali componenti devono essere sostituite prima di poter ridurre davvero la dipendenza da Microsoft.
Senza questi dati il pilot con Collabora resta soprattutto un caso incompleto. Ma mentre quel test è terminato, SIA Open continua a essere sviluppato: segno che per la Danimarca la questione della sovranità digitale è tutt’altro che chiusa.
