Bento 3, il database facile da usare come il Mac: impressioni d’uso e recensione

Dopo il successo delle prime due edizioni, FileMaker propone il nuovo Bento 3 che spinge ancora oltre la facilità  d'uso e l'integrazione dei dati delle versioni precedenti. Oltre a Rubrica Indirizzi e iCal, ora Bento 3 si integra anche con iPhoto, permettendo di inserire dati e informazioni aggiuntive, abilita la condivisione di database e dati sulla rete locale con altri 5 utenti, integra nuove visuali per navigare all'interno di archivi e database sfruttando le miniature. Macitynet lo ha messo alla prova: ecco le impressioni d'uso e la recensione di Bento 3.

Dopo il successo riscosso con le due versioni precedenti, FileMaker ha reso disponibile da alcuni giorni il nuovo Bento 3. Il collaudato database facile da utilizzare mantiene tutte le caratteristiche della prima e della seconda versione a cui sono state però integrate una serie di funzioni nuove e aggiuntive che ampliano ulteriormente i campi di utilizzo.

Con Bento i database diventano divertenti
Per chi fino a oggi non ha mai utilizzato un database oppure ha utilizzato solo software professionali, Bento rappresenta ben più di una ventata di aria fresca: il cambiamento della modalità  di utilizzo offerto da Bento e la facilità  d’impiego nei campi più disparati lo rendono di fatto una vera e propria rivoluzione nel settore. Invece di lavorare principalmente con campi ed elenchi, in Bento l’utente è in grado di costruire un database semplicemente trascinando gli elementi desiderati da una finestra all’altra. Oltre che per gestire archivi e raccolte di dati, oggetti e collezionabili, Bento offre una serie di strumenti potenti che permettono di gestire e supervisionare eventi complessi come matrimoni, vacanze, club e circoli di ogni genere, così come ovviamente attività  e impegni di lavoro.

Integrazione con iPhoto
Oltre all’integrazione con Rubrica Indirizzi, iCal e Mail il nuovo Bento 3 integra in automatico tutto il nostro archivio di iPhoto. Così ora possiamo inserire campi e informazioni a volontà  assonciandole a singole foto o interi album, per esempio per iniziare a costruire un databse per una raccolta di fumetti o un catalogo di lavoro a partire dall’album fotografico. Possiamo inoltre associare le foto a qualsiasi informazioni contenuta in Bento, ancora collegare le foto ad eventi e attività . Un esempio pratico è quello di gestire un raduno o una gita con diversi partecipanti all’interno di un progetto in cui i vari soggetti sono tutti rappresentati da una fotografia, il tutto per tenere traccia di adempimenti e scadenze, iscrizioni e così via.

Navigazione visuale: i database belli da vedere e da usare
L’integrazione con iPhoto di Bento 3 rappresenta il primo passo per rendere ancora più immediato e persino bello a vedersi il nostro archivio o progetto. Per esempio con la nuova vista griglia è possibile navigare all’interno delle nostre informazioni semplicemente sfogliando le immagini associate a ciascun record del database. Sulla pagina vengono visualizzate le miniature di tutte le immagini: a colpo d’occhio è possibile riconoscere l’oggetto o la persona desiderati e con un cli arrivare subito alla scheda relativa. Per chi è in vece abituato a lavorare con le lunghe liste tipiche di Word ed Excel non manca la vista elenco a cui Bento unisce anche la vista ibrida. Quest’ultima suddivide lo schermo in due per visualizzare in una parte l’elenco completo classico, mentre la seconda metà  è utilizzata per visualizzare la scheda relativa al record evidenziato. In un colpo solo abbiamo così a disposizione la visione dell’insieme e uno sguardo ravvicinato sui dettagli.

Grazie all’integrazione con le funzioni avanzate di Anteprima offerte da Snow Leopard, anche la navigazione tramite elenchi classici è stata potenziata in Bento 3. Se nelle schede per oggetti e persone abbiamo associato anche immagini, file multimediali, video e documenti, questi appaiono in miniature su cui è possibile fare clic per osservare al volo l’anteprima ingrandita.

Condivisione sulla rete locale
Rispetto alle versioni precedenti, il nuovo Bento 3 permette di condividere all’instante tutto il nostro database o solamente alcuni file all’interno della nostra rete locale e fino a un massimo di 5 altri utenti Bento. L’operazione si limita a un paio di segni di spunta nell’apposita finestra Condivisione all’interno delle Preferenze del programma. Qui l’utente può scegliere di condividere tutto il database, spuntare solo gli archivi da condividere, infine applicare un segno di spunta per abilitare gli altri utenti a modificare le informazioni, applicare una password per limitare l’accesso.

Ricordiamo che oltre alla condivisione con altri utenti, FileMaker ha costruito Bento per integrarsi perfettamente con tutto l’ecosistema della Mela. Per esempio possiamo usare il Mac e Bento per organizzare meglio tutti i nostri contatti in Rubrica Indirizzi, aggiungere foto a ogni contatto, associare scadenze e attività  tra contatti e iCal. Queste informazioni apportate in Bento vengono registrate in automatico in iCal, Rubrica Indirizzi e anche Mail. Questo significa che i nostri dati sistemati e arricchiti verranno poi trasmessi anche a Mobile Me e da qui ad iPhone e touch.

Ancora più modelli pronti e personalizzabili
Invece dei 24 database pronti per l’utilizzo di Bento 2, la nuova versione ne integra 35. E” sufficiente aprire il menu File e selezionare “Nuova libreria dal modello” per accedere a modelli pronti per insegnamento, lavoro, personale e anche per creare un nuovo database vuoto. I modelli vanno dagli archivi delle ricette a quello dei documenti e degli esami medici, form per gestire eventi e progetti, inventari e collezioni, dalla manutenzione dell’automobile alla gestione delle spese, collezioni di vini, archivi di clienti e gestione di esercizi.

Si tratta di modelli di database non solo completi per i campi più importanti di interesse ma anche molto curati dal punto di vista grafico e dell’immagine. L’utente ha sempre la possibilità  di crearne di nuovi da zero, importare schemi e database da altri utenti, infine anche di personalizzare quelli già  pronti per font, sfondi e persino le ombreggiature. Tra le altre nuove funzioni ricordiamo che per la prima volta in Bento 3 è finalmente possibile creare campi crittografati per conservare password per l’accesso ai siti Web, dati bancari, numeri di conto e così via, in alternativa è anche possibile assegnare una password per proteggere interi database e librerie condivise.

Bento 3: esperienza di utlilizzo e conclusioni
Come per le versioni precedenti, gli utenti che hanno poca confidenza con i database e gestiscono progetti e raccolte ancora con Excel e Word, dovrebbero provare subito il nuovo Bento 3. Il cambiamento è epocale e paragonabile a quello che iTunes ha apportato alla gestione della raccolta della musica personale. L’immediatezza d’uso, la praticità  e la semplicità  del funzionamento così come la velocità  alla quale è possibile creare progetti complessi e soprattutto tenere traccia e collegare informazioni disparate hanno del prodigioso.

Bento 3 sta ai database come iPhoto alle immagini e iTunes alla musica digitale. Anche i più scettici saranno costretti a ricredersi sui database dopo una prova di Bento di pochi giorni o anche solo poche ore. Per gli utenti che provengono invece dalle versioni precedenti l’utilità  dell’upgrade è sostanzialmente legata alla necessità  di disporre delle nuove funzioni. Al di là  del maggior numero di modelli pronti e delle nuove modalità  di vista, Bento 3 offre l’integrazione con iPhoto, la protezione con crittografia e password, infine la condivisione sulla rete locale del database o di singoli archivi. Per gli utenti che necessitano di queste funzioni l’acquisto è consigliato, negli altri casi è possibile continuare a lavorare con le versioni precedenti senza grandi perdite. Per la recensione di Bento 2 rimandiamo a questa pagina di Macitynet

Prezzi e disponibilità 
La licenza singola di Bento 3 costa 39,95 euro, mentre il pacchetto famiglia per l’utilizzo fino a 5 utenti è proposto all’abbordabile prezzo di 79,95 euro. Ricordiamo che il programma completo in tutte le sue funzioni può essere provato gratuitamente per 30 giorni. Per la prova è possibile partire da questa pagina Web.