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Come gestire l’ondata di mail per la GDPR con Mail

Il 25 maggio 2018 è la data fissata per l’applicazione del General Data Protection Regulation o GDPR, la normativa Europea che regolamenta l’utilizzo dei dati personali in ogni azienda di clienti, fornitori e dipendenti.

Molto probabilmente avete ricevuto nei giorni passati moltissime mail da aziende piccole e grandi, obbligate ad adeguarsi al regolamento, innalzare il livello di sicurezza aziendale, implementare varie misure di salvaguardia nei confronti dei clienti.

Per ottemperare al regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE, molte aziende hanno inviato mail per chiedere all’utente dettagli su come utilizzare i loro dati, se si desiderano continuare a ricevere newsletter e mail varie. Varie aziende mettono a disposizione siti web dedicati dai quali, in qualsiasi momento, è possibile leggere informazioni aggiornate su come la privacy è gestita, modificare varie impostazioni e chiudere gli account. Anche Apple ha creato una pagina ad hoc.

Tenere sotto controllo le mail della GDPR con Mail

Se usate l’applicazione Mail di Apple sul Mac, una buona idea è creare delle cartelle smart per raccogliere automaticamente tutti i messaggi che hanno come oggetto la voce GDPR. Se volete farlo, basta procedere in questo modo:

  1. Aprite Mail e selezionate dal menu “Casella” la voce “Nuova casella smart…”
  2. Nella finestra che appare, indicate “GPR” come nome della casella smart
  3. Selezionate “Messaggio intero” nelle opzioni, la voce “contiene” e “GDPR” (senza virgolette)
  4. Cliccate su “+”, indicate “Oggetto” nelle opzioni, la voce “contiene” e “GDPR”

Come gestire l’ondata di mail per la GDPR con Mail
Creando una regola su Mail è facilissimo “domare” le mail GDPR

Cliccando su OK, abbiamo creato automaticamente una casella smart con tutte le mail che hanno come oggetto o contengono nel testo la voce “GDPR”: avremo un archivio unico con tutte le aziende con le quali siamo in contatto o con le quali abbiamo avuto rapporti, avendo – per ognuna di queste – i dettagli sulla loro gestione della GDPR.

la smart box sulla GPDR

Come gestire l’ondata di mail per la GDPR con Mail
Domare le mail sulla GDPR è facile con le regole di iCloud

E su iPad e iPhone?

Delle caselle smart create in Mail non viene tenuto conto su altri dispositivi (iPad e iPhone) ma potete risolvere il problema creando delle regole con la posta di iCloud.

  1. Accedete ad iCloud sul sito www.icloud.com
  2. Fate click o selezionate l’icona Mail
  3. Andate su Impostazioni (la rotellina dentata in basso a sinistra) e scegliete “Regole”
  4. Scegliete “Aggiungi una regola…” e nel primo campo scegliete “Contiene nell’oggetto:” e indicate “Sposta nella cartella” specificando una cartella ad hoc per le mail che hanno come oggetto “GDPR”.

Per tutti gli altri articoli sulle novità della GDPR e l’adeguamento in corso vi rimandiamo alla nostra sezione GDPR.

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