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Bastava un foglio Excel per fare correre le F1 di Williams

Da inizio 2023 James Vowles – il Team Principal della Williams Racing di Formula 1 – e lo chief technical officer Pat Fry, hanno cominciato a rivedere i sistemi adottati dalla scuderia britannica per progettare e creare vetture, una revisione necessaria per impedire lentezze e ulteriori ritardi oltre a quelli già accumulati.

Valutando nuove procedure, si è trovato davanti un problema assurdo: l’uso di Microsoft Excel per tutta una serie di attività che non ha senso gestire con un foglio elettronico: il team di Williams, infatti, a quanto pare sfruttava un foglio Excel per gestire tutti i componenti delle nuove vetture.

«L’auto, come l’ho vista 12 mesi fa, era un elenco Excel. Ora pensate… Si tratta di 20.000 componenti. L’elenco Excel era una farsa. Voglio dire, è impossibile navigare al suo interno per capire cosa serve. E poi era impossibile da aggiornare. Ma questo è il modo in cui la macchina era costruita prima del mio arrivo”, ha raccontato Vowles.

Nell’enorme file Excel mancavano informazioni sui costi dei componenti, la tempistica per produrli, dettagli per capire se i componenti erano già stati ordinati o no… in altre parole un disastro: era impossibile capire a quali aspetti dare priorità, dalla fabbricazione ai controlli.

«Quando devi tenero conto di centinaia di migliaia di componenti che bisogna gestire in una organizzazione, uno spreadsheet Excel è inutile”, spiega Vowles al sito The Race, evideniando che ogni componente deve poter essere etichettato con diversi stati, bisogna tenere conto se è stato ordinato, riordinato, ispezionato, restituito e così via: livelli di complessità impossibili (o a dir poco complessi) da risolvere / gestire con un semplice file Excel.

Tutto ciò cozza con l’idea che spesso abbiamo dei moderni team di Formula 1, che molti immaginano come straordinariamente avanzati ed efficienti. Ogni auto da Formula 1 costa tra i 12 e i 16 milioni di dollari, e in risorse si spendono mediamente 145 milioni di dollari. Tutto ciò serve a poco a livello di gestione se il dipartimento IT suggerisce l’uso di Excel per tenere traccia dei componenti usati su un veicolo.

Williams gestiva fino allo scorso anno le auto con un foglio Excel
Foto dal sito williamsf1.com

“Dal secondo giorno che arrivai in Williams, compresi subito che sarebbe stato un percorso difficile. C’era ben poco rispetto a ciò a cui ero abituato”, ha riferito Vowles facendo il paragone con  Mercedes e sottolineando la necessità di stravolgere le fondamenta dell’azienda.

“Non ci vuole molto prima di rendersi conto che c’era ben poco rispetto a ciò a cui ero abituato. E non intendo solo in termini di strutture e edifici. Ma di dati di elaborazione. Non c’erano nemmeno dati sul costo di un componente! Non c’erano nemmeno dati su quanto tempo ci voleva per produrre i pezzi. O quanti componenti erano presenti nel sistema da costruire. Quando mancano questi dati, è difficile capire quanto fosse difficile gestire una vettura di 20mila pezzi, dove si trovano nell’azienda, come si uniranno, quando tempo ci vorrà per ricostruirli e svilupparli”, ha spiegato ancora, riferendo che non era presente un decente sistema di gestione dei componenti.

Non è solo un problema di costi ma anche di organizzazione; in più, per alcuni componenti, è necessario tenere conto del loro ciclo di vita e se è necessario ottenerne altri con differenti caratteristiche.

«Prendiamo l’ala anteriore. Un’ala anteriore è composta da circa 400 pezzi. Quando si dice: “Vorrei un’ala anteriore”, è necessario inserire nel sistema i componenti metallici, i componenti di carbonio che compongono l’ala anteriore. E devono essere ordinati. Un’ala anteriore è più importante di un braccio anteriore? In questo caso, dove passano? Dove sono in ispezione? Quando si iniziano a tracciare centinaia di migliaia di componenti, muoversi su un foglio Excel è inutile. È necessario sapere dove si trova ognuno di quei singoli componenti. Quanto tempo ci vorrà prima che sia completato, quanto tempo ci vorrà prima che vada in ispezione».

Per informazioni di questo tipo non è possibile fare affidamento a scambi verbali ma tenere traccia di chi si occupa dell’ordine, sapere se e quando ha ordinato un componente eventuali difficoltà riscontrate, ecc. In precedenza lo scambio di informazioni avveniva tramite mail, con ovvii rallentamenti nella ricerca delle informazioni.

“Eravamo arrivati al punto in cui in fabbrica si diceva: ‘Non so dove sia questo componente’. E le persone passavano spesso il tempo a camminare per la fabbrica per cercare di trovare un componente. Vorrei che fosse una battuta, ma non lo è.».

Vowles ha spinto per l’introduzione di un sistema di gestione dei componenti, portando una “rivoluzione” in Williams. Tutto questo ha richiesto tempo, sia per la creazione dell’archivio, sia per l’adattamento del personale, sconvolgendo le modalità con le quali i vari dettagli sono registrati e archiviati.

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