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Come organizzarsi la vita in un baleno con Things: la guida pratica di Macitynet

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Forti sconti per una delle app più amate e potenti per la produttività personale Things, dello sviluppatore tedesco Cultured Code, è stata scelta come app della settimana da Apple per iOS (attenzione perché la versione iPhone e iPad sono separate ed entrambe costose, ora tutte e due gratis ma ancora per poche ore), mentre la versione per Mac è scontata del 30% ancora per qualche giorno e si acquista sull’App Store (ma sul sito di Cultured Code c’è la demo).

Questa è l’occasione per riprendere in mano l’app che in passato Macity ha già segnalato e recensito. Sono passati alcuni anni e nel frattempo quelli di Cultured Code non sono stati con le mani in mano. Soprattutto, hanno finito di raffinare una interfaccia già molto buona, e poi hanno sviluppato un sistema cloud proprietario per sincronizzare al volo tutte le diverse istanze di Things che appartengono a una sola persona.

Si tratta di una mossa che a suo tempo era quasi necessaria, visti i ritardi nella transizione da MobileMe verso iCloud, ma che nel tempo si è rivelata ancora più strategica dato che il datacenter di Cultured Code deve gestire la sincronizzazione di liste di to-do, cioè di documenti molto piccoli e facili da trasferire: utilizzare un altro sistema offre praticamente una corsia preferenziale rispetto a iCloud, e – nella pratica – abbiamo verificato che è molto rapido ed efficiente, oltre che gratuito.

Ecco quindi alcuni consigli sull’utilizzo di Things, soprattutto riferiti alla versione desktop per Mac.

1) Avviate il cloud su un apparecchio alla volta
Se già utilizzate Things, e magari avete acquistato una nuova app per Mac o per uno degli iDevice, fate attenzione all’ordine con il quale accendete il cloud la prima volta. Partite dall’apparecchio che ha i dati che vi sono necessari, e proseguite con gli altri. Se più apparecchi hanno dati diversi, andate con l’ordine che preferite. L’importante è non iniziare con la versione di Things “vuota”, perché poi non sincronizzano più gli altri apparecchi verso il cloud. Nel caso, disattivate tutte le connessioni con il cloud e poi ripartite nell’ordine giusto.

things mac 1

2) Studiate
Things può essere usato come un complesso sistema per fare liste di To-Do, ma in realtà segue una metodologia ben precisa. Si può ignorarla, ma se avete voglia su Amazon è in vendita il libro di David Allen Detto fatto! L’arte dell’efficienza che spiega in maniera semplice un metodo per aumentare la vostra produttività. Il libro non è propedeutico al software, ma comunque è utile. Inoltre, siccome Allen ha descritto il suo metodo ma l’ha lasciato intenzionalmente libero, esistono vari altri software per implementarlo, oltre alla possibilità di farlo in analogico con la tradizionale carta e penna.

3) Siate strategici, siate pianificatori
Nella realizzazione del vostro ambiente su Things tenete di conto alcune cose da pianificare prima. I più importanti sono i tag. Se scegliete buoni tag, avete la possibilità di organizzare al meglio i vostri to-do. Un esempio è quello di usare tag per le persone e per i tipi di cose: è un’attività che devo fare da solo, con altri, usando internet, quando sono in giro, a casa? Assieme alla persona A, assieme alla persona B?

Dentro Things sono presenti contesti, progetti e singole azioni. Un contesto descrive un ambito in cui si possono raccogliere progetti o azioni da sole. Ad esempio: per un giornalista ci potrebbe essere il contesto Articoli, quello delle Moderazioni, quello dei Viaggi di lavoro, quello della Scrittura saggi, quello Personale, etc. Invece i progetti sono attività molto strutturate e con vari passaggi che non sono riducibili a una sola azione. Ad esempio, il progetto di un Trasloco, il progetto di un articolo complesso che richiede ricerche e varie interviste, il progetto di un viaggio. All’interno dei progetti oppure sparse, ci sono le varie attività: compra il biglietto, scegli posto, fai check-in, prenota taxi dall’aeroporto, e via dicendo.

Ciascuna di queste attività (e i progetti) può essere associata a delle tag e a delle date di scadenza. In questa maniera viene segnalato quando una attività deve essere compiuta ma può anche essere utilizzato il tempo in maniera più efficiente per fare le cose: se incontro il mio amico Mario posso guardare su Things quali attività hanno la tag “Mario”, perché sono le cose in cui è richiesta la sua presenza. Oppure se sono in autobus e ho l’iPad o l’iPhone, quindi connesso a Internet, posso vedere quali azioni possono essere fatte che siano “facili”, “veloci” e richiedano “internet” (tre tag strategiche che consiglio di usare assieme ai loro reciproci: “difficili”, “lunghe”, “telefono”, etc).

4) La potenza dell’Inbox
Things è potente ma lo diventa anche di più se si seguono dei criteri per utilizzarlo e se si sfruttano le sue due particolarità. La prima è la presenza dell’Inbox, che deve essere il posto dove buttare dentro tutte le cose che ci vengono in mente e che dobbiamo fare. Perché sistemi di organizzazione, “task management”, come Things funzionano se si usano veramente e per tutto: svuotano la testa perché ci si fida che l’app contenga tutte le cose che dobbiamo fare e quindi non dobbiamo più preoccuparci di tenerle a mente noi.

Invece la seconda cosa ha a che fare con un po’ di struttura. È necessario seguire un metodo, ma una volta che si è imparato è molto facile e offre una cosa importante: il controllo. Spesso quando ci rivolgiamo al software siamo convinti che la struttura contenuta nella app automaticamente ci dia il controllo delle cose da fare. Non è così: la struttura e il controllo sono due cose differenti, e la prima non garantisce la seconda (e la seconda non richiede necessariamente la prima). Di sicuro, sapendo come usare questo tipo di strumenti permette di organizzarsi di più e aumentare notevolmente la produttività.

Things mantiene una interfaccia molto gradevole e comune alle tre versioni (Mac, iPad e iPhone), manca una versione per altre piattaforme o una versione web, rendendo in questo senso il suo limitato all’ecosistema Apple. Di certo è una di quelle killer app che potrebbero spingere un utente parziale di strumento Apple a rivolgersi a tutto l’ecosistema della casa di Cupertino. Un particolare. A parte il costo, piuttosto sostenuto, le varie app non permettono di fare collaborazione con terzi: niente liste o contesti condivisi, niente lavori con altri. Nell’era della collaborazione è un problema ma superabile, perché Things si aggiunge e si integra con altri sistemi di produttività ma non li sostituisce.

Nel momento in cui scriviamo Things è ancora gratis sia per iPhone che nella versione per iPad ma l’offerta terminerà tra poche ore: il consiglio è quello di scaricarlo subito, prima che le due app tornino a pagamento. Nei giorni di offerta per il Black Friday la versione di Things per Mac è proposta in sconto del 30% a 30,99 euro: anche questa è una offerta limitata nel tempo.
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