Di qualunque settore economico si parli, le call e le riunioni online e in loco sono un fattore fondamentale della giornata lavorativa: Plaud Note consente di registrare, trascrivere e riassumere il contenuto di una telefonata o di una riunione e, grazie all’AI, di cercare informazioni correlate.
Un dispositivo utilizzabile su varie piattaforme che può diventare uno strumento utile per fare ordine in un ambito dove la confusione è il pericolo maggiore.
Come una carta di credito, anzi 3
Plaud Note, tecnicamente, è un registratore vocale portatile, leggero, sottilissimo e con una batteria che dura diverse settimane. Questa descrizione, pur accurata, non rende merito alla soluzione che, integrata con i servizi cloud e AI, offre molto di più.
Ma vediamo prima il dispositivo in sé: le dimensioni sono 85,6 x 54,1 mm, con uno spessore di 3 mm (come tre carte di credito sovrapposte) per un peso di circa 28 g. Questo lo rende molto maneggevole: sta nella tasca della camicia o dei pantaloni e, ovviamente, in borsa.
Non è tutto, perché nella scatola trovano posto, oltre a Plaud Note, anche una tasca magnetica che si attacca al retro dello smartphone (MagSafe) e ne facilita il trasporto (un po’ meno se avete una custodia: da verificare). Chiude la confezione il cavo di ricarica USB-A/4Pin e un foglio illustrativo con le istruzioni preliminari.
Il dispositivo è costruito in plastica rigida e ha un look molto austero: nella parte superiore ci sono il pulsante di accensione e lo switch che determina il tipo di funzionamento, mentre nella parte inferiore è presente il connettore per la ricarica che è proprietario. Un limite che obbliga ad un usare un cavo specifico invece del più universale USB-C. Ma qui il produttore ha voluto, probabilmente, non farsi dettare le specifiche di spessore della porta USB-C che non sarebbe stata collocabile in dimensioni così ridotte.
Come funziona
Il funzionamento è diviso in due fasi: la registrazione e la successiva elaborazione dei file. L’utente guida entrambe, ma il processo è perlopiù automatico.
Una volta acceso, con una pressione prolungata sull’unico pulsante l’apparecchio inizia a registrare: la registrazione avviene in due modalità; nella più semplice usa due microfoni MEMS (Micro-Electro-Mechanical Systems), molto piccoli ma in grado di catturare l’audio parlato in un intervallo di frequenze tra 20 Hz e 20 kHz con bassa distorsione (il parlato normale).
La riduzione del rumore è effettuata via software, con un risultato complessivamente buono; non è esente da disturbi, anche banali come lo scorrimento del mouse vicino al dispositivo, ma l’esito è adeguato per l’analisi software del servizio.
La scelta dei due microfoni MEMS rispetto ai tradizionali a condensatore è probabilmente dovuta a costo e necessità di mantenere dimensioni molto contenute, a fronte di un risultato che, come vedremo, è convincente.
Registrazione a conduzione
La seconda modalità, attivabile tramite lo switch hardware accanto al pulsante di accensione, permette di catturare l’audio tramite un sensore di conduzione a vibrazione (VCS).
In pratica, quando Plaud Note è magneticamente attaccato all’iPhone, riesce a captare l’audio di una telefonata senza attivare il vivavoce, grazie alle microvibrazioni del telefono.
Anche in questo caso il rumore di fondo non è eliminato del tutto, ma l’audio appare sorprendentemente chiaro considerando che si tratta di una registrazione a induzione. È bene sottolineare che la cattura dell’audio è solo la prima parte del processo: se siete un giornalista o un podcaster e volete una registrazione pulita da mettere in onda, serve un microfono vero; qui lo scopo finale è la trascrizione, l’audio è un contenuto da elaborare.
Nonostante lo spessore ridotto, la batteria ha una durata notevole: fino a 60 giorni in standby e circa 30 ore di registrazione continua.
Valori che, considerato l’uso non continuo, indicano che si può lavorare intensamente per un giorno intero oppure per settimane con utilizzo saltuario senza ricaricare.
Plaud.ai
Una volta terminata la registrazione, tutto passa al servizio Plaud.ai, distribuito tra app per smartphone e portale cloud, parte integrante dell’offerta, che elabora i contenuti (inclusi quelli da altre fonti che non sono necessariamente quelli che arrivano dal dispositivo) in base alle esigenze dell’utente.
Il servizio è suddiviso tra app e portale web: i comandi sono simili, anche se l’app appare più dettagliata in particolare nella trascrizione.
Il risultato arriva automaticamente, una volta completato l’upload, con tempi proporzionati alla durata. Per esempio, circa due minuti per l’elaborazione di oltre un’ora di conferenza online.
A operazione conclusa, la trascrizione è disponibile integralmente: si può rileggere nella lingua originale o in quella impostata (nel nostro caso la call di prova era in inglese, ma la trascrizione era interamente in italiano).
Il servizio individua nomi e li elenca nelle risorse e suddivide il parlato tra i diversi interlocutori.
Inoltre Plaud Note aggiunge funzioni utili: si può richiedere un riassunto dell’audio e creare una mappa mentale, diversificando gli argomenti in modo gerarchico quando possibile. Con abbonamento Pro o Unlimited è possibile impostare template in cui l’audio viene gestito in base al ruolo (partecipante, segretario e così via).
Infine è possibile porre domande direttamente all’AI integrata sul contenuto della trascrizione: ad esempio “che cosa hanno detto sul progetto X?”, “che cosa deve fare Matteo la settimana prossima?”, “che cosa ne pensa il mio manager del mio operato negli ultimi mesi?”. L’AI genera risposte basandosi sui dati rilevati.
L’interfaccia dell’app e del portale è disponibile nella lingua selezionata (italiano compreso) e anche l’interazione con l’AI può avvenire nella lingua preferita.
Perché Plaud Note se ho Teams o Zoom?
Di fronte a funzioni che sembrano semplici ma non lo sono, conviene chiarire perché investire in un servizio che potrebbe sovrapporsi a piattaforme business come Zoom o Teams.
La risposta dipende da vari dettagli: sia Zoom sia Teams prevedono queste funzionalità nelle versioni a pagamento e sono soggette ai permessi imposti dall’admin. Inoltre ogni azienda tende a scegliere una singola piattaforma, ma spesso si lavora con clienti e fornitori che usano soluzioni diverse.
Plaud Note consente di centralizzare il contenuto delle call in modo trasversale, indipendentemente dalla piattaforma, incluse le telefonate voce.
Con l’uso dell’AI, la centralizzazione delle informazioni può essere molto efficace per chi effettua molte riunioni, evitando lo spezzettamento delle risorse.
Manca, a ben vedere, un’integrazione con il calendario per automatizzare alcuni appuntamenti senza intervento manuale: funzionalità di nicchia, ma utile.
Questioni legali
Dal punto di vista legale, registrare il contenuto di una conversazione è un’attività delicata, possibile ma con alcuni presupposti da conoscere per evitare spiacevoli conseguenze.
In Italia è legale registrare una chiamata (voce o streaming) anche se gli altri utenti non sono stati informati (è comunque buona educazione avvisare) se, e solo se, chi registra è parte attiva della conversazione.
È illegale, anche se tecnicamente possibile, registrare una chiamata senza essere presenti (ad esempio lasciando il registratore in una stanza e uscendo), smettendo di essere parte attiva.
È illegale diffondere la registrazione (o la trascrizione) con qualunque mezzo senza il consenso esplicito di tutti i partecipanti, configurando un trattamento illecito di dati personali o la diffusione illecita di conversazioni private, salvo eccezioni specifiche verso le autorità.
In definitiva, se un utente registra una conversazione con un’altra persona o con terzi può farlo, meglio avvisando per cortesia. Lo stesso utente può rileggere la trascrizione o riascoltare la registrazione, ma senza diffonderla (solo per uso personale) a meno di consenso esplicito.
Prezzi
Di solito, qui a Macitynet, quando facciamo una recensione lasciamo i prezzi alla fine, con qualche accenno al loro peso nelle conclusioni, ma in questo caso diamo più spazio al tema perché è parte integrante dell’offerta.
Il prezzo di Plaud Note è di 169,90 € (stesso prezzo per Plaud NotePin): con questo acquisto si possono usare le funzioni cloud fino a 300 minuti di trascrizione al mese, ma senza funzioni di AI.
Chi necessita di più può optare per il piano Pro (1.200 minuti/mese), che costa 9,30 €/mese (110,99 €/anno), oppure per il piano Unlimited, con le stesse caratteristiche del Pro ma senza limite di minuti, a 20,90 €/mese (249,99 €/anno).
Gli utenti dei piani Pro e Unlimited hanno anche altri benefici: AI integrata, glossario (utile per termini specialistici) e template tematici per classificare e usare al meglio il testo estratto dall’audio.
Il prezzo non è popolare, ma è in linea con soluzioni business analoghe, considerando la presenza di un’AI dedicata.
Conclusioni
Dopo varie prove svolte per lavoro (diverse call in inglese poi riesaminate comodamente in italiano) e per motivi personali (registrate alcune telefonate con amici e colleghi per testare la registrazione a induzione), Plaud Note può diventare, in mani esperte ed esigenti, un aiuto importante nel trantran lavorativo.
Dopo un primo periodo di orientamento nella piattaforma, l’uso dell’AI integrata, dei riassunti e dei template diventa naturale e utile per fare il punto su quanto detto con colleghi e clienti, evitare dimenticanze e riascoltare parti poco chiare.
Il dispositivo è comodo, sottile e con una batteria che dura a lungo, più del tempo che avevamo a disposizione per questa recensione.
Il prezzo non è basso, in linea con altri sistemi business cui va sommato il costo iniziale del registratore, ma resta il vantaggio di poterlo usare sempre e in modo trasversale rispetto alle piattaforme più note.
Non è per tutti: chi ha poche riunioni può farne a meno; chi lavora costantemente con call e meeting può trarne un vantaggio reale.
Pro:
• Sottile e pratico
• Batteria capace
• Servizio cloud completo
Contro:
• Mancano automatismi di integrazione (calendario)
• Prezzo importante, specie per il cloud
Prezzo:
• 169,90 € (Plaud Note)
• 169,90 € (Plaud NotePin)
• 22,99 € (Coperchio magnetico, già incluso in confezione)
• 22,99 € (Kit accessori, già incluso in confezione)
• 16,99 € (Custodia rigida da trasporto, facoltativa)
Plaud Note è disponibile a partire dal sito web italiano della casa madre, ma si trova comodamente anche su Amazon.it
