Cos’è Slack, lo strumento di chat e collaborazione del 21° secolo

Slack è sempre più popolare: la soluzione di chat condivisa apre la strada a forme di lavoro ma anche di collaborazione diffusa. L'abbiamo provato ed ecco che cosa possiamo dire di uno strumento che potrebbe rivoluzionare il modo di lavorare di tutti.

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È stata lanciata due anni fa, ha 675mila utenti che pagano per usare i suoi servizi, 2,3 milioni di utenti registrati in tutto, un fatturato annuo di 64 milioni di dollari e una valutazione da “unicorno”: 2,8 miliardi di dollari con soli 369 dipendenti. E pensare che Slack (in inglese vuol dire lasco, molle, debole) è nata per errore. Anzi, è un sottoprodotto nato tra le pieghe di un altro progetto del suo fondatore, Stewart Butterfield. A cavallo del duemila Butterfield aveva creato Flickr, il sito per le immagini che poi nel 2005 ha venduto a Yahoo!. A quel punto Butterfield si è messo al lavoro con un piccolo team sparso in tutto il mondo per realizzare un videogioco, Glitch, che non ha mai visto la luce ed è stato ufficialmente abbandonato nel 2012.

Uno degli strumenti più utili usati per coordinare il team di lavoro era stato IRC (Internet Relay Chat), il sistema di chat nato nel 1988 e reso famoso negli anni Novanta da client mIRC. IRC è un protocollo nativo di internet e Butterfield aveva capito che si poteva usare con buona efficacia per le comunicazioni interne della sua piccola startup distribuita: negli anni i suoi programmatori aveva creato un set di strumenti software per arricchirlo.

La storia di Slack, nato per caso
Alla fine del 2012, quando il progetto del videogioco era “affondato”, l’insieme dei tool creati dai programmatori dell’azienda in cinque anni per rendere IRC più facile e adatto all’uso di una azienda anziché come chat “libera”, somigliavano davvero a un prodotto innovativo. L’idea è che questo software sia spesso necessario perché capita sovente, sottolinea il fondatore di Slack, di crescere troppo rapidamente e avere difficoltà a coordinare il lavoro delle persone al di fuori di un limite ristretto. La tecnologia però dovrebbe fare proprio questo: aiutare.

«A quel punto – ha detto Butterfield – ho deciso di provare a lanciare quello strumento come forma di collaborazione online». Non diversamente da come è successo con Twitter, che è nato come sottoprodotto di Odeo, azienda specializzata in podcasting, Slack è diventato una forza di suo, un terremoto che sembra impossibile fermare. La quotazione che gli analisti danno del suo valore se si dovesse quotare oggi in borsa è gigantesca ma viene considerata da molti addirittura conservativa: in questa epoca di transizione le tecnologie digitali e di rete stanno diventando l’abilitatore del lavoro in mobilità, utilizzando il cloud, con gruppi sempre più ampi di persone che vivono in posti diversi.

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Quindi, serve uno strumento di collaborazione che permetta alle persone di mettersi assieme facilmente e lavorare assieme. Slack è semplicemente arrivato al momento giusto e “dal basso”, visto che altri strumenti (dai gruppi su Facebook alle conferenze su Telegram e WhatsApp o iChat ora diventato Messaggi, fino alle app proprietarie di Cisco e Google, e poi di altre aziende) semplicemente non riescono a tenere il passo con il tasso di innovazione, le integrazioni e la velocità di sviluppo di Slack.

L’azienda addirittura ha raccolto parte dei soldi ricevuti dai suoi finanziatori e li ha reinvestiti creando a sua volta un piccolo fondo di investimento dal valore di una decina di milioni di dollari che reinveste in startup che creano prodotti per l’ecosistema di Slack: plugin, modifiche, sistemi di lavoro. Un’idea semplice ma geniale per accelerare l’ecosistema. I risultati sono spettacolari.

Come funziona Slack
Il primo punto è la pervasività. Slack non è solo via web, ma anche come app praticamente su tutte le piattaforme. Per quanto riguarda il mondo Apple, l’app nativa di Slack è disponibile sia per Mac su Mac App Store che per iPhone e iPad e anche Apple Watch.

All’interno si crea o ci si iscrive a un gruppo di lavoro. I gruppi delle versioni non a pagamento sono tutti creati con un indirizzo NOME_GRUPPO.slack.com. Gli amministratori del gruppo possono scegliere un dominio tramite il quale le persone si possono registrare con la loro mail (ad esempio tutte le mail di AZIENDA.COM) oppure accettarli uno per uno, ma anche automatizzando il meccanismo grazie all’uso di tecnologie online che stanno crescendo molto rapidamente, grazie anche agli investimenti di Slack stessa.

Una volta entrati nel team, gli utenti trovano un ambiente “semplice”. costruito come le chat di IRC: sono presenti un canale “General”, un canale “Random” e gli eventuali altri canali pubblici del team e le conversazioni dirette tra due membri del team. In realtà le conversazioni tra membri del team sono semplicemente canali privati in cui però, se entra una terza persona, diventano pubblici e visibili a tutti i membri del team. La versione a pagamento consente di modificare questa funzionalità. In più, è presente un primo Slack-bot, un sistema automatico a cui si possono dare ordini in linguaggio naturale (in inglese), una sorta di Siri testuale. Terze parti hanno creato vari altri bot che possono compiere funzioni più complesse o specifiche.

Nella interfaccia per Mac i team di Slack si presentano nella finestra a sinistra e sono ordinabili e raggiungibili anche con una scorciatoia di tastiera (Mela+1,2,3 etc). Ciascun canale conserva le conversazioni degli utenti in maniera indefinita e permette di condividere file prendendoli direttamente dai principali meccanismi di condivisione (Dropbox, Box, Google Drive, Microsoft e via dicendo) in questa maniera semplicemente postando link e integrando i contenuti nella sua linea del tempo.

In più adesso da pochissimo è stata aggiunta la funzionalità di Post, che permette di creare interventi che rimangono “a galla” e sono commentabili ma anche modificabili dagli altri utenti del canale, e fanno da punto di partenza per discussioni e per la creazione ed editing di quelli che sono in pratica dei documenti condivisi.

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La battaglia per la collaborazione
Slack è diventato così il simbolo di una comunità di smanettoni e poi lentamente è stato preso in cura da sempre più persone. In pratica, moltissimi progetti lavorativi, prima in ambito software e poi in ogni ambito, sono transitati su Slack, che assieme a Trello (altro sistema di collaborazione per l’organizzazione del flusso di lavoro, quest’ultimo più orientato alla realizzazione del singolo prodotto più che alla discussione) permette di lavorare con team sparsi nel mondo.

In pratica, una tecnologia venduta come freemium ma nata originariamente per l’ambiente aziendale anche se con logiche molto più consumer che altro, è anche diventata la prima a diffondersi in ambito consumer. Sempre più organizzazioni non profit, gruppi infornali, associazioni e altro stanno usando Slack per coordinare i propri progetti, organizzando canali di discussioni su singoli temi, dando compiti ai team di lavoro e via dicendo.

Questo settore diventa sempre più interessante perché è qui che si combatte la prossima battaglia per consolidare flussi di informazione prima sparpagliati tra email, instant messanger, chat, tweet e altri canali: parecchi anni fa Google ci aveva provato con Wave ma senza grandi risultati. Oggi invece questo sistema di Slack permette a molti team di ridurre fortemente il volume di mail e messaggi passando a una modalità più organizzata e strutturata di condivisione delle informazioni e dei discorsi.

Alcuni esempi di Slack
Nascono anche gruppi pubblici, anzi super-gruppi, proprio come è successo su WhatsApp e sta succedendo su Telegram. In questi gruppi è possibile entrare per ascoltare quel che dicono i suoi fondatori e collaborare condividendo opinioni e informazioni. Ma l’uso principe, che anche chi scrive fa da quasi due anni, è quello di coordinamento con gruppi di lavoro. Diventa un contenitore dove far passare il lavoro e coordinarsi con gli altri partecipanti. Un esempio tipico è mantenere il canale General per le informazioni di base, un canale “random” dove mettere i discorsi che nel mondo delle chat si sarebbero definite offtopic, e creare invece stanze di lavoro a tema. Praticamente come aprire dei tavoli di discussione su un particolare argomento.

Ad esempio, per un giornale a redazione diffusa come Macity, ci possono essere canali per la proposta delle notizie da fare, canali per l’invio degli articoli e materiali connessi, post con articoli a quattro o più mani da realizzare in maniera condivsa, canali per la gestione di eventi più complessi, come il backoffice di quel che succede tipicamente durante una conferenza come quella che avverrà lunedì prossimo a Cupertino. In questo caso vista la complessità dell’evento, il coordinamento anziché tramite una serie di email di gruppo si fa meglio su un canale di questo tipo, scambiando le informazioni e limitando i messaggi a quelli più impotanti.

Le conseguenze di questo modo di lavorare
Soprattutto negli USA sono nati siti e wiki dove vengono raccolti modelli di lavoro con l’utilizzo di strumenti come Slack, c’è chi già critica questo tipo di sistemi per via dell’overhead che in realtà portano alle persone che passano buona parte del loro tempo lavorativo in chat con i propri colleghi (anziché lavorare), chi cerca di disintossicarsene, chi propone decaloghi da seguire per evitare l’eccesso o per renderli più efficienti.

Per certo il segnale che arriva dal complesso di questo tipo di sistemi, dei quali Slack è il principe, è che la collaborazione con l’ausilio di team di persone diffusi sul territorio e aiutati anche da bot di canale capaci di eseguire operazioni anche sofisticate (segnare appuntamenti sui calendari di tutti, verificare disponibilità, trovare materiale, cercare informazioni) è un segnale forte della direzione che sta prendendo il mondo del lavoro.