Software per la gestione dello studio medico: come e quale scegliere.

Scegliere un software per la gestione di uno studio medico non è decisione da poco: ecco un mini guida che vi aiuterà alla scelta migliore

La scelta di un software per la gestione d studio medico è un’operazione molto complessa, spesso sottovalutata. Certo, scegliere un software per la gestione della spesa è più facile: lo possiamo usare e, se non va, lo cestiniamo.

Ma se si tratta di un software per la nostra attività lavorativa o professionale, il discorso cambia. Non si tratta solo di investire bene i nostri soldi, ma di effettuare una scelta che ci assicuri che il software faccia effettivamente ciò che a noi necessita.

Bisogna ammettere che negli ultimi anni, in tutti gli ambiti produttivi, la proposta di software per la gestione dello studio medico si è notevolmente arricchita, sia nei prezzi che nelle caratteristiche tecniche (disponibilità su più sistemi operativi, su sistemi mobile, su web, aggiornamenti frequenti, etc.).

Ma se a scegliere è un Medico che cerca un software per la gestione del proprio studio?

Questa mini-guida cerca di rispondere alle effettive necessità che un professionista, come il medico, deve ricercare in un programma per la sua attività specialistica:

  1. questi software, sono disponibili in Italia?
  2. quali caratteristiche devono avere per essere considerati di prima scelta?
  3. quali sono le leggi che, anche in questo caso, il medico deve rispettare, per esempio, per la privacy?
  4. le spese per l’acquisto di un software per lo studio medico sono detraibili?

Software per studi medici: un po’ di storia

Il medico si avvicina al mondo informatico molto in ritardo rispetto, per esempio, a quello del commercio o industriale in genere. La motivazione è duplice: i software non offrivano ancora soluzioni specifiche per la medicina ed il medico non aveva la cultura all’uso di questi strumenti.

Nelle facoltà universitarie di Medicina e Chirurgia la materia “informatica” è stata inserita nei piani di studio in genere solo negli ultimi 20 anni e, considerando che il medico trascorrere studiando, tra laurea e specializzazione, circa 10 o 11 anni, è evidente che i medici che hanno studiato questa materia sono veramente quelli degli anni recenti.

C’è anche da dire, però che già da molti anni prima, diverse generazioni di medici-pionieri, che non avevano affatto eseguito alcuno studio, ma che avevano intuito l’utilità di questa materia per se stessi e la loro futura professione, hanno studiato autonomamente e, spesso sono diventati sviluppatori di software.

Sono state queste prime generazioni “fai da te” di medici informatici che hanno condizionato e non poco in Italia, lo sviluppo e la diffusione in ambito ospedaliero della cultura informatica. Purtroppo insieme alle Università, anche gli Ospedali non hanno intuito subito la grande ricchezza che un buon sistema informatico avrebbe permesso di ottenere sia nel miglioramento della qualità e velocità sanitaria, ma anche per il controllo e la gestione della spesa, argomento oggi molto attuale e dibattuto.

Ma torniamo alle piccole realtà, ovvero gli studi medici, rinviando ad una prossima occasione la discussione e valutazione sui software per la gestione di una cartella clinica ospedaliera: sì, anche in questo ambito, in Italia, sono presenti software dedicati alla gestione di uno studio medico.

software per la gestione dello studio medico

Software medico: le caratteristiche indispensabili

Gestione del paziente

La prima caratteristica fondamentale che un buon software gestionale sanitario deve avere è di poter gestire il paziente, i suoi dati, gli aggiornamenti degli stessi, i rapporti con il paziente e con il medico di famiglia.

Sembra strano ripeterlo, ma è giusto sottolineare che un software moderno debba offrire una gestione moderna di questi rapporti. Il software contiene infatti una raccolta di dati anagrafici che oltre ai classici dati (cognome, nome, data nascita, etc.) deve anche raccogliere altri dati basilari e vitali per un medico (gruppo sanguigno, nome e mail del medico di famiglia, dati anagrafici del coniuge, indirizzi mail e contatti telefonici, fotografia del paziente).

Attenzione i suddetti dati sono necessari, ma per essere registrati, il paziente deve autorizzare il medico a farlo e quindi, prima di ogni cosa, un buon software per la gestione di uno studio medico deve poter creare, modificare e stampare consensi informati.

Sono questi i documenti che permettono oggi ad un medico di lavorare. Un rapporto che spesso il medico dà per scontato, deve essere scritto, anche ai fini assicurativi professionali. Inoltre l’applicativo medico deve offrire un elevato grado di sicurezza: il software in questione deve essere prima di tutto sicuro, ovvero protetto da password. Il medico, il solo a potervi accedere, lo farà tramite l’inserimento di una username e di una password.

Anamnesi

Registrato quindi il paziente, un buon software medico dovrebbe avere è la possibilità di raccogliere una buona storia medica o anamnesi. La raccolta anamnestica è basilare per la gran parte delle branche mediche.

L’anamnesi di un buon software dovrebbe essere abbastanza plastica da potersi adattare alla raccolta dati sia di branche mediche che chirurgiche. Inoltre dovrebbe offrire la possibilità di raccogliere dati anche dei parenti con un’anamnesi familiare completa.

Ecco dunque composta la “scheda o cartella ambulatoriale” come si chiamava una volta. Alcune generazioni fa (così per fare sempre un po’ di storia), un medico, entrava nel proprio ambulatorio e trovava sulla sua scrivania tutte le Cartelle Ambulatoriali delle visite che lo attendevano fuori dalla porta.

La cartella, copertina rigida, quasi sempre di colore bianco, qualche dato anagrafico sul frontespizio, qualche numero di telefono. Aprendola, il medico leggeva nella seconda di copertina, una anamnesi più o meno completa, magari effettuata da qualche giovane assistente.

La prima pagina di fronte, di norma conteneva l’anamnesi patologica prossima e, finalmente, dopo questa, altre pagine bianche, tante, che sarebbero state riempite, via via con il passare del tempo e delle visite, dagli appunti del medico.

Ecco un’altra caratteristiche basilare che il nostro software di oggi deve avere: una scheda di controllo o visita nella quale il medico possa annotare i dati aggiornati che più gli interessano. Non spazi generici, ma specifici che richiedono l’inserimento di un dato specifico.

Quindi un moderno software deve poter permettere al medico di poter decidere cosa registrare ogni volta che visita il suo paziente. Anzi è il software che deve aiutare il medico a ricordare tutti i dati che egli deve registrare per ogni paziente. Magari offrendo la possibilità di vedere come questi stiano variando in base al tempo, quindi visualizzando un grafico o una tabella che gli dia la facoltà di confrontare i dati.

software per la gestione dello studio medico

Terapia farmacologica

La terapia farmacologica è la risposta naturale che un medico nella gran parte dei casi consiglia. In ogni caso la terapia successivamente dovrà essere trasformata in ricetta o prescrizione.

La terapia è giusto che sia separata dalla prescrizione, quest’ultima non significa solo terapia farmacologica. Ma una scheda di terapia farmacologica permette al medico di visualizzare la terapia che il paziente sta attualmente praticando (magari anche quella prescritta da altri medici) e cosa ha modificato in passato e quando.

Pensate un po’, il medico impegnato a visitare 20 o 30 persone al giorno e gestire 20 o 30 terapie. Un software moderno deve poterlo aiutare in queste scelte, spesso eseguite velocemente e permettergli di non sbagliare. Magari il menù dei farmaci lo ha selezionato lui stesso in precedenza: inutile mostrare migliaia di farmaci quando quel medico ne usa solo poche decine.

La terapia deve inoltre permettergli di prescrivere con precisione anche il principio attivo del farmaco o permettere al medico di scegliere cosa visualizzare e stampare. La prescrizione e stampa cartacea nel software che stiamo cercando, deve essere possibile e semplice, permettendo al medico di aggiungere eventuali esami strumentali eseguiti, dal laboratorio analisi o dati provenienti dall’anamnesi e, infine, la firma.

Ricordiamo infatti che questo è un atto medico vero e proprio anche e soprattutto sotto il profilo medico-legale.

Interfaccia e strumenti

Un buon software deve quindi essere in grado di assistere il medico aiutandolo e fornendogli gli strumenti quando necessario: non troppi strumenti e non sempre.

Facciamo attenzione all’interfaccia del software. Il nostro software ideale deve essere anche semplice nell’utilizzo. I pulsanti chiari, i caratteri grandi, i colori riposanti: nessuno stress! Un software deve richiedere l’attenzione sufficiente, ma considerare che l’attenzione principale il medico la deve conservare per il paziente.

Se un’interfaccia riesce a mantenere questo equilibrio di “emi-attenzione” del medico, quel software potrebbe essere un buon candidato a diventare il software giusto per noi.

Un buon software deve naturalmente prevedere la possibilità di scrivere note o appunti personali del medico sul paziente, così pure esprimere un giudizio letterale o esprimerne uno numerico sui miglioramenti o peggioramenti che il paziente presenta.

Ciò permetterebbe al medico di poter vedere velocemente gli ultimi 2, 3 o 5 giudizi e poter prendere in carico il paziente, comprendendo tutto ciò che il paziente ha ottenuto, ma anche ciò che lui, medico, ha consigliato che il paziente facesse: – “…la visita precedente le avevo prescritto una terapia farmacologica, l’ha assunta? …le avevo prescritto degli esami da eseguire: li ha eseguiti? … mi ha portato i risultati?”

Il software medico deve permettere di effettuare richieste di esami di laboratorio analisi o di diagnostica strumentale o di consulenze che il paziente dovrebbe effettuare e quindi consegnare al medico.

Il software in questione deve avere anche la sezione dedicata alla registrazione di referti degli esami strumentali eseguiti dal paziente, una sezione dedicata alla registrazione dei valori del laboratorio analisi.

DoctorOffice4 su iPhone

Ma un software moderno deve avere anche la possibilità di importare questi referti in forma digitale (quindi dopo averne effettuato una scansione) o in formato pdf; così pure la possibilità di registrare delle immagini in relazione all’esame o indipendenti da questi. Pensate a quanti medici vorrebbero anche arricchire la loro descrizione con la fotografia di una ferita o di un punto di sutura o di una macchia della pelle, etc. Quanti pazienti con gli strumenti moderni e disponibili oramai a tutti, inviano i risultati dei propri esami sottoforma di fotografie, sms, messaggi vocali o filmati. Un buon software deve poter permettere la registrazione di tutto questo materiale in maniera semplice e veloce.

Un software, infine, deve avere la possibilità di eseguire ricerche e statistiche. La possibilità che si possa effettuare una ricerca statistica è importante. Pensate quel medico che vuole conoscere a quanti pazienti ha prescritto un farmaco che improvvisamente viene segnalato dal Ministero della Salute, poiché presenta effetti collaterali.

Un buon medico con un buon software esegue una ricerca, contatta velocemente tutti i pazienti con quel farmaco in atto assunto per effettuare i controlli richiesti o consigliarne la sospensione. Ma direi di più e meglio, che il nostro software ideale debba poter esportare i dati in esso contenuti, non solo ai fini statistici o di ricerca, ma per assicurarci sempre la possibilità di eventuali switch futuri.

Fatturazione e amministrazione

Scontato ma non banale, un buon software per la gestione dello studio medico deve poter gestire anche i conti economici. Quindi la fattura ai pazienti in relazione alla prestazione effettuata. Segnaliamo questa caratteristica solo alla fine, primo, perchè la fattura va pagata dopo la prestazione, secondo, poiché credo che questa caratteristica sia insita nei software stessi che vengono definiti “gestionali”. La gestione di uno studio medico non si distingue dalla gestione economica dello stesso.

Anzi, possiamo subito aggiungere che un buon software per la gestione dello studio medico, deve permettere al medico di effettuare fatturazione non solo ai pazienti, ma anche alle strutture sanitarie all’interno delle quali il medico presta la sua opera. Questa caratteristica è spesso assente nella maggior parte dei software.

Ecco le caratteristiche, o alcune di esse, che dovrebbero essere presenti in tutti i software candidati per essere considerati acquistabili da parte di un medico.

Ed il prezzo? Spesso è il prezzo ciò che vince alla scelta finale, ma un medico, un professionista, che deve fare una scelta a lunga scadenza, questo aspetto lo dovrebbe considerare solo marginalmente. Aggiungiamo che comunque, il costo di un software è detraibile, così come tutti i costi di apparecchiature mediche e ammortizzabile.

DoctorOffice4 su Asus

Conclusioni

Facciamo ora il punto della situazione: un software medico per essere attuale, moderno e quindi candidato all’acquisto deve avere:

  • una scheda anagrafica completa con dati di contatto di emergenza e immagini
  • una scheda anamnestica personalizzabile da parte del medico
  • una scheda controllo che il medico dovrebbe poter impostare in base alla branca o comunque alla propria specialità ed una terapia farmacologica con la possibilità di realizzare una relazione o una ricetta da consegnare al paziente che possa anche essere gradevole sotto il punto di vista grafico e facile da leggere per un paziente
  • una scheda di richieste esami
  • una scheda di refertazione degli esami e del laboratorio analisi
  • una scheda di registrazione di immagini, magari anche di filmati
  • possibilità di eseguire ricerche complesse ed esportare tutti i dati
  • funzioni di fatturazione avanzata

Ora avete tutti gli elementi per valutare eventualmente la scelta per un software di gestione di uno studio medico, non vi resta che scegliere.